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山东大学基建工程档案管理细则
2017-03-02 15:23   审核人:

 

山东大学基建工程档案管理细则

 

 

第一章

 

第一条为规范学校档案工作,提高档案管理水平,有效保护和利用档案,根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法,教育部、国家档案局令第27号《高等学校档案管理办法》,《山东大学档案管理办法》山大综字〔201510号,结合学校的实际情况,制定本细则。

 

第二条本细则所称基建类档案材料是指学校的基建项目从酝酿、决策到建成交付使用以及改建、扩建、抗震、加固、维修等项目的全过程中形成的、对学校和社会具有保存利用价值的各种文字、图表、声像等不同形式的文件材料。

 

第三条基建工程档案管理是基建工程管理工作的重要内容。基建工程档案是学校综合档案的重要组成部分,是今后进行基建工作和学校管理工作的基础。基建部档案室业务上受学校档案馆的指导, 按规定向学校档案馆和地方城建档案馆移交完整的档案材料。

 

第二章 责任分工

 

第四条归档的基建档案材料,是国家的宝贵财富,是建设学校的历史记录,各科室把档案资料的收集、整理、移交工作列入职责范围。

 

第五条 明确分工,专人负责。基建部综合类管理文件收集归档工作由综合办公室具体负责;基建工程竣工档案材料和基建部基建工程建设过程资料的收集归档工作由规划设计办公室具体负责,并按规定及时移交学校档案馆和济南市城建档案馆。科室岗位分工明确档案管理责任,专人负责相关档案材料收集归档工作。

 

第六条档案管理人员应严格遵守岗位责任制,忠于职守,刻苦钻研业务,掌握专业知识,充分利用微机管理,积极主动收集、整理、移交相关档案材料,保证档案管理工作有序、高效进行。

 

第七条 基建部所有工作人员均有为建档、归档完善档案材料提供资料的义务。个人负责业务内发生的相关过程资料需主动向档案管理人员移交归档,并有义务督促分管施工项目的总承包单位、监理单位向档案管理人员及时移交档案资料。

 

第三章 档案管理

 

第八条归档的综合管理文件:

 

1.上级有关基建工作的文件。

 

2.基建工作规章制度。

 

3.基建工作计划、总结、简报、大事记。

 

4.本校基建工作总体规划、设计总平面图。

 

5.基建工作年度、季度总结、统计报表。

 

6.基建工程财务预决算。

 

7.全校性总体规划、设计总平面图。

 

8.水、电、气管道分布图。

 

9.学校地质勘察、地形测量材料。

 

10.综合性征地文件材料。

 

11.其他应归档的文件材料。

 

12.反映归档内容的电子文件、各类声像资料等。

 

第九条基建部存档基建工程建设过程资料

 

1.材料设备、分包工程的招标过程资料

 

2.分包工程合同及施工过程、验收交接资料

 

3.材料设备采购合同及验收交接资料

 

4.研究决策的会议纪要

 

5.重要来往公函等

 

6.其它具有保存价值的

 

第十条学校基建项目归档的工程竣工档案内容

 

第一部分工程准备阶段文件

 

一、立项文件

 

(一)项目建议书

 

(二)项目建议书审批意见及前期工作通知

 

(三)可行性研究报告

 

(四)可行性研究报告审批意见

 

(五)关于立项有关的会议纪要、领导讲话

 

(六)专家建议文件

 

(七)调查资料及项目评估研究材料

 

二、建设用地、征地、拆迁文件

 

(一)选址申请及选址规划意见通知书

 

(二)用地申请报告、建设用地批准书

 

(三)拆迁安置意见、协议、方案等

 

(四)建设用地规划许可证及其附件

 

(五)划拨建设用地文件

 

(六)国有土地使用证

 

三、勘察、测绘、设计文件

 

(一)工程地质勘察报告

 

(二)水文地质勘察报告、自然条件、地震调查

 

(三)建设用地钉桩通知单

 

(四)地形测量和拨地测量成果报告

 

(五)申报的规划设计条件和规划设计条件通知书

 

(六)审定设计方案通知书及审查意见

 

(七)有关行政主管部门(人防、环保、消防、抗震、文物、卫生等)批准文件或有关协议

 

(八)施工图设计方案、设计计算书及审批意见

 

四、招投标文件

 

(一)勘察设计承包合同

 

(二)设计承包合同

 

(三)施工承包合同、分包合同(补充协议)

 

(四)监理委托合同

 

五、开工审批文件

 

(一)建设项目列入年度计划的申报文件

 

(二)建设项目列入年度计划的批复文件或年度计划项目表

 

(三)规划审批申报表及报送的文件和图纸

 

(四)建设工程规划许可证及其附件

 

(五)投资许可证、审计证明、缴纳绿化建设费等证明

 

(六)工程质量监督手续

 

(七)建设工程施工许可证

 

六、工程财务文件

 

(一)工程概算材料

 

(二)工程预算材料

 

七、建设、施工、监理机构及负责人

 

(一)工程项目管理机构及负责人名单

 

(二)工程项目监理机构及负责人名单

 

(三)工程项目施工管理机构及负责人名单

 

八、质量责任信息档案

 

(一)质量责任信息登记表

 

(二)质量责任承诺书

 

第二部分监理文件

 

一、监理规划

 

二、监理实施细则

 

三、监理月报中的有关质量问题

 

四、监理会议纪要中的有关质量问题

 

五、工程开工/复工审批表

 

六、工程开工/复工暂停令

 

七、不合格项目通知

 

八、质量事故报告及处理意见

 

九、工程竣工决算审核意见书

 

十、工程抽检资料

 

十一、工程延期报告及审批

 

十二、合同争议、违约报告及处理意见

 

十三、合同变更材料

 

十四、工程竣工总结

 

十五、质量评价意见报告

 

十六、旁站记录

 

第三部分施工文件

 

建筑安装工程

 

一、建筑结构与装饰装修

 

1.施工管理资料

 

1)工程概况表

 

2)施工现场质量管理检查记录

 

3)设计变更文件(图纸会审记录、设计变更通知单、工程洽商记录)

 

4)施工组织设计、施工方案

 

5)技术交底记录

 

6)施工日志

 

7)施工测量记录(工程定位放线记录,基槽验线记录,楼层平面放线记录,楼层垂直度、标高抄测记录,沉降观测记录)

 

8)原材料、半成品、成品出厂质量证明及进场检(试)验报告(钢筋(材)、焊条(丝)和焊剂、水泥、砖与砌块、防水材料、砂与碎(软)石、外加剂、掺合料、轻集料、成品、半成品、构配件、预拌混凝土(砂浆)、装饰装修材料等)

 

9)施工记录(地基处理、地基钎探、基坑支护变形监测记录、桩施工记录、施工检查记录、交接检查记录、构件吊装记录、混凝土工程施工记录等)

 

2.施工检测、试验资料

 

1)土壤试验记录

 

2)钢筋连接试验记录

 

3)砌筑砂浆试验记录

 

4)混凝土试验记录

 

5)饰面砖粘结强度试验记录

 

6)后置埋件试验记录

 

7)支护工程施工试验记录

 

8)桩基(地基)工程施工试验记录

 

9)预应力工程施工试验记录

 

3.施工质量验收资料

 

1)结构实体验收

 

2)检验批质量验收记录

 

3)分项工程质量验收记录

 

4)分部(子分部)工程质量验收记录

 

5)单位(子单位)工程质量竣工验收记录

 

6)工程观感质量评价标准

 

7)室内环境检测

 

8)工程竣工报告

 

9)见证取样和送检管理资料

 

二、桩基工程、钢结构工程、幕墙工程

 

桩基工程、钢结构工程、幕墙工程施工技术资料内容参照建筑结构与装饰装修工程,一般情况单独组卷,但应注意以下问题:

 

1.钢结构施工记录应包括钢结构零件加工记录、构件吊装记录、烘焙记录、钢结构安装施工记录、钢网架结构总拼完成后检查挠度值和安装偏差记录、螺栓连接施工记录。

 

2.幕墙施工记录应包括幕墙注胶施工检查记录、幕墙淋水检查记录。

 

3.幕墙施工检测与试验资料用双组份硅酮结构胶混匀拉断试验报告,后置埋件现场拉拔试验报告。

 

建筑设备安装工程

 

一、给水排水与采暖工程、建筑电气工程、通风与空调工程

 

(一)施工管理资料

 

1.图纸会审记录

 

2.设计变更(洽商)记录

 

3.施工组织设计、施工方案

 

4.技术交底记录

 

5.施工日志

 

6.原材料、半成品、成品出厂质量证明及进场检(试)验报告

 

7.施工试验记录

 

(二)施工质量验收资料

 

1.施工现场质量管理检查记录

 

2.分部(子分部)工程质量验收记录

 

3.分项工程质量验收记录

 

4.检验批质量验收记录

 

二、电梯工程

 

(一)施工管理资料

 

1.电梯工程施工现场质量管理检查记录

 

2.企业资质证书及相关专业人员岗位证书

 

3.施工组织设计、施工方案

 

4.图纸会审、设计变更、工程洽商记录

 

5.技术(安全)交底记录

 

6.施工日志

 

7.工程质量事故调查报告

 

8.工程质量保修书

 

(二)设备、成品、半成品材料合格证及进场检(试)验报告

 

(三)施工记录

 

(四)施工试验记录

 

(五)施工质量验收记录

 

归档内容及附表详见山东省工程建设标准《建筑工程施工技术资料管理规程》(DBJ14-023-2004)。但应注意下列几点:

 

1.文字资料要与图纸分开,文字在前,图纸在后。

 

2.施工管理资料中,上岗证资料等可为复印件。

 

市政基础设施工程

 

一、施工组织设计

 

二、图纸会审、技术交底

 

三、设计变更、洽商记录

 

四、原材料、成品、半成品、构配件设备出厂合格证、检(试验)报告和复试报告

 

五、施工试验记录

 

六、施工记录

 

七、测量复核及预检记录

 

八、隐蔽工程验收记录

 

九、工程质量检验评定资料

 

十、使用功能试验记录

 

十一、事故报告

 

十二、竣工测量资料

 

十三、竣工图

 

详见《市政基础设施工程施工技术文件管理规定》(建城(2002221号)

 

第四部分竣工验收文件

 

一、工程概况表

 

二、工程竣工总结

 

三、单位工程质量验收证明书

 

四、竣工验收报告

 

五、竣工验收备案表

 

六、工程质量保修书

 

七、工程竣工声像档案(光盘、电子文件等)

 

八、桩基施工图及验收记录。

 

九、室外工程及验收证明。

 

十、工程竣工五方验收证明。

 

十一、济南市质量监督站验收证明

 

第五部分工程竣工图

 

建筑工程竣工图

 

一、总平面布置图

 

二、竖向布置图

 

三、室外综合管网图

 

四、室外专业管线竣工图

 

五、建筑竣工图

 

六、结构竣工图

 

七、装修装饰竣工图

 

八、给、排水及消防竣工图

 

九、电气、弱电竣工图

 

十、供热竣工图

 

十一、燃气竣工图

 

十二、通风、空调工程竣工图

 

十三、竣工测量资料

 

市政基础设施竣工图

 

一、道路工程竣工图

 

二、桥梁工程竣工图

 

三、广场工程竣工图

 

四、隧道竣工图

 

五、地下人防竣工图

 

第十一条资料的登记与移交

 

(一)对监理、施工企业实行档案押金制度,根据工程量大小,在合同中约定预留档案押金五至二十万元,待工程竣工、档案经学校档案馆和济南市城建档案馆验收合格后,方可返还档案押金。

 

(二)单项工程竣工验收后,三个月内档案管理人员负责收集该项工程的档案材料,并上交学校档案馆和济南市城建档案馆,项目管理人员督促总承包、监理单位配合档案收集工作。

 

(三)资料的移交手续必须健全。资料的名称、份数、页数登记造册,移交时填写移交表,一式两份,双方签字。重要材料移交表须经移交部门科长审核签字确认。各科室及档案室分别保管备查。

 

(四)其他应归档的资料,必须及时移交,全部资料要在下年度的一月十五日前移交给档案室。

 

(五)归档资料必须是原件,使用复印件必须注明原件存放地点,一般工程前期及竣工图归档两份,其他一份,重要工程应在施工前确定归档份数,一般归档两份以上。

 

(六)归档材料移交要全面及时,负责移交人员应检查文件内容真实性、全面性。档案管理人员接收时应依照前归档内容进行检查,确保档案符合规定要求,缺少遗漏项目及时提出移交要求。

 

(七)竣工图必须使用新蓝图绘制,按规定加盖竣工图标志,并如实填写内容。

 

(八)归档材料必须字迹清晰端正,图纸清楚,纸张优良,书写一律用碳素墨水,以利长久保存。

 

(九)档案管理人员按规定对所收集的档案资料进行排列、组卷、编目、装订。向上级档案室部门移交的文件,如在日常工作中有查阅利用价值,档案室应复印存留,以提高利用率。

 

第十二条 档案的查阅与利用

 

(一)校内外单位或个人,查阅档案资料时,须经科长以上领导同意方可查阅相关资料,档案室作好查阅记录。

 

(二)查阅利用档案,一般在档案室内进行,归档资料一般不外借。确须借出时,须经科以上领导批准方可办理借出手续,并规定三日内归还,档案室作好借阅登记(注明借阅人姓名、单位、联系电话等)。

 

(三)对所借档案资料,要妥善保护,不得转借、不得拆卷、抽页、剪裁、涂改、眉批、污损,借阅期间发生的一切问题由借阅人负责。

 

(四)对借还的档案资料,档案管理人员要进行认真清点、检查和验收,无误后方可归档,如发现问题,及时查明原因,上报领导。

 

(五)对过期不还者,档案室人员有责任催还,对故意不还者,应上报领导加以解决。

 

(六)按有关规定确定档案资料密级及保管期限,经鉴定需销毁的档案资料,必须编造销毁清册,经有关领导批准后方可销毁。

 

(七)档案室要作好防盗、防火、防虫、防晒、防鼠、防尘、防霉、防有害气体等八防工作,严禁吸烟和存放易燃易爆物品。

 

第十三条 档案的存放与管理

 

(一)存放档案橱俱排列合理整齐,并保持清洁卫生。

 

(二)对保管的全部资料,每半年进行一次清点核对,发现破损档案应及时修复或复制。

 

(三)档案室有关人员应经常检查和清除可能发生事故的隐患。

 

(四)档案管理人员在调换工作时,对所管档案要办理交接手续,离职后对需保密材料内容不得泄露。

 

(五)档案管理人员应对在册档案资料按一定题目选材、加工、排列、组合编制各种参考资料,提高档案工作管理水平。

 

(六)发扬热情、主动服务的精神,充分利用微机检索,提高查全率和查准率,服务于基建工作。

 

第四章 奖励与处罚

 

第十四条 对在档案工作中做出贡献,给予表彰与奖励:

 

(一)在档案的收集、整理、提供利用工作中做出显著成绩的;

 

(二)在档案的保护和现代化管理工作中做出显著成绩的;

 

(三)同违反档案法律法规的行为作斗争,表现突出的。

 

第十五条有下列行为之一的,将依法依规追究相关责任人责任。

 

(一)玩忽职守,造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的;

 

(二)违反保密规定,擅自提供、抄录、公布档案的;

 

(三)涂改、伪造档案的;

 

(四)擅自出卖、赠送、交换档案的;

 

(五)不按规定归档,拒绝归档或者将档案据为己有的;

 

(六)其他违反档案法律法规的行为。

 

第五章

 

第十六条本管理细则适用于学校投资(包括二级单位自筹资金)建设的所有基本建设项目(包括新建、改建、扩建工程和临时性建设项目等)。威海校区、青岛校区可结合属地实际情况自行制定管理细则。本管理细则由基建部负责解释。

 

第十七条本管理细则自学校公布之日起试行。

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